Muistilista messuvalmisteluihin – lataa avuksesi!

Messuvalmistelut

Messuprojekti työllistää

Oletko menossa messuille ja teetkö valmisteluja oman työsi ohessa? Epäilyttääkö, onko jokin asia jäänyt tekemättä? Onko jotain kenties unohtunut? En yhtään ihmettele, sillä messuille osallistumisessa on paljon työtä. Messut ovat yritykselle myös iso rahallinen panostus, jonka odotetaan tuottavan.

Messuprojektissa on kolme selkeätä vaihetta; valmistautuminen, varsinaiset messut ja jälkihoito. Lataa muistilista avuksesi tästä.

Tavoite kirkkaana messuvalmisteluissa

Valmistautumisvaiheessa on tärkeä pitää mielessä mitä messuille osallistumisella tavoitellaan. Tämän tulisi ohjata kaikkea tekemistä messujen valmisteluissa. Erityisesti isojen kansainvälisten messujen yhteydessä toivotun messupaikan varmistamiseksi messuosaston varaus tulee tehdä jopa puolitoista vuotta ennen messuja. Kustannussyistä tässä vaiheessa olisi järkevää varata jo matkat ja majoituskin. Messuprojektin toteutuksessa olisi hyvä nimetä yksi henkilö, joka pitää kaikki langat käsissä vaikka eri osa-alueilla olisikin omat vastuuhenkilönsä. Uskallan väittää, että päätös osallistumisesta jopa kansainvälisille messuille tapahtuu suhteellisen lyhyelläkin varoitusajalla. Valmisteluihin ei ole riittävästi aikaa ja resursseja on rajoitetusti. 

Kohtaamisten maksimaallinen hyödyntäminen

Erittäin tärkeää on pitää huoli siitä, että messuhenkilöstö on valmistautunut erilaisiin kohtaamisiin. Jokaisen pitää sisäistää, miksi messuilla ollaan, mitä tavoitellaan ja mikä on yrityksen viesti. Messupäivät ovat yleensä pitkiä ja kohtaamisia on lukuisia. Messutyöntekijän on oltava rohkea ja aloitteellinen messuvieraiden kohtaamisissa ja saatava nopeasti selville, kuuluuko messuvieras yrityksen kohderyhmään. Päivittäin toteutettu lyhyt yhteenveto olisi hyödyllistä tehdä, jotta saadaan yleiskäsitys päivän annista, osataan tehdä myös tarvittavia korjausliikkeitä ja mikä tärkeintä, helpotetaan messujen jälkeistä jälkimarkkinoinnin vaihetta.

Jälkihoidossa korjataan messujen hedelmät

Varsinaisten messujen jälkeen työ jatkuu kotipesässä. Karu todellisuus usein on, että normityöt ovat kasaantuneet messujen aikana ja messujen purku tuntuu työläältä.  Mitä paremmin tätä jälkimarkkinointivaihetta on mietitty jo valmisteluvaiheessa, sen pienemmällä työkuormalla selvitään. Jälkimarkkinoinnissa todellakin vasta kerätään messujen hedelmät. Mitä napakammin ja viipymättä toimitaan, sitä paremmin edistetään myönteistä yrityskuvaa.

Jokainen messuprojekti on yksilöllinen ja ihan jokaisessa messuprojektissa on jotain kehitettävää. Pidä huoli siitä, että messujen jälkeen tehdään yhteenveto messuista ja käytetään sitä pohjana seuraavien messujen valmisteluissa. Pienikin kehityskelpoinen asia edesauttaa seuraavien messujen onnistumista, älä siis jätä sitä muistin varaan!

Muistilista messuprojektin tueksi

Mietitkö vielä, onkohan kaikki asiat mietitty messuja varten? Lataa muistilista avuksesi, voit muokata sitä omiin tarpeiseesi sopivaksi.

Autan myös mielelläni käytännön tehtävien hoitamisessa messuprojektin aikana sekä myös myyntityössä ja kontaktoinneissa messujen aikana sekä jälkimarkkinoinnin hoidossa.

Lataa muistilista.

Menestystä messuille!